Het is een terugkerend onderwerp en ik krijg van alle klanten dezelfde vraag: kun je onze ICT kosten omlaag brengen?
Het antwoord daarop is ook altijd hetzelfde: ‘Ja!’
Als IT manager bent u ongetwijfeld bekend met het fenomeen, dat uw ICT kosten jaarlijks stijgen. Het is gebruikelijk de totale ICT kosten te beïnvloeden door in de grootste kostenpost te bezuinigen, de personele kosten.
Hieraan zit een grens, immers je kunt niet continu op personele kosten bezuinigen zonder dat dit op enig moment ten koste gaat van de kwaliteit van dienstverlening. En in de kwantiteit van geleverde diensten en de kwaliteit waarmee deze worden geleverd, schuilt nu juist het geheim.
Tijdens een recente opdracht bij een Zorgverlener was ook nu het doel om ICT exploitatiekosten structureel te verlagen. Eigen personeel stond niet/nauwelijks op de payrol, dus hoe te handelen? Samen met de opdrachtgever is gekeken naar de omvang van de ICT portfolio en de kwaliteit waarmee elk van de ICT diensten werd geleverd.
De eerste opmerking van het management was: er worden veel ICT diensten geleverd; zijn deze ook allemaal noodzakelijk?
De tweede opmerking: de ondersteuning op deze diensten is wel erg uitgebreid; is dit voor onze bedrijfsvoering strikt genomen nodig en is hierin het middel niet een doel op zich geworden?
Door eerst heel kritisch te kijken naar de noodzaak van ICT diensten, kon het aantal diensten fors worden teruggebracht. Van software die nauwelijks gebruikers kent, tot aan tokens voor thuiswerkplekken voor functies waarvan de meerwaarde van thuiswerken uiterst miniem is.
Vervolgens is van de overgebleven diensten gekeken welke vorm van ondersteuning daarbij past: goud, zilver, brons. Van ieder van de vormen van dienstverlening is beschreven wat de ondergrens is waartegen de dienst geleverd moet worden.
De derde en laatste opmerking komt voor onze rekening: monitoring en sturing op de ICT processen ontbreekt, waardoor de kosten onbeheersbaar zijn.
Voor 2015 is een sluitende begroting opgesteld. De ambitie is om in 2015 het portfolio aan diensten te hebben uitgeschreven en de stuurprocessen (met helder omschreven resultaat) te hebben ingeregeld.
Conclusie: besparen is heel goed mogelijk. Benoem wat noodzakelijk is voor de ondersteuning van je primaire processen en stel grenzen aan de kwaliteit waarmee dat moet gebeuren.
Eén cruciale aktie binnen deze operatie benoem ik met klem: communiceer met de gebruikersorganisatie over het waarom van de bezuinigingen en wees transparant in de behaalde resultaten.
Pieter Ruben, consultant bij PROA-consultancy
