Iedere analist zal zich hierin herkennen. Na je stakeholderanalyse begint je (Europese) aanbesteding met het verzamelen van requirements. De requirements op de post-its worden gestructureerd vastgelegd. De meestgebruikte “requirementstool” blijft vooralsnog de combinatie MSword en Excel. En daar is niets op tegen! MSword is een prima tekstverwerker. In Excel kun je de requirements goed bijhouden. Totdat……
toenemende complexiteit
Zodra je project complexer wordt (het aantal stakeholders neemt toe, het aantal requirements explodeert of het aantal analisten dat aan de requirements werkt neemt toe) neemt de behoefte aan structuur toe. Om aan de informatiebehoefte van verschillende stakeholders te voldoen, maak je meer en meer kolommen aan, waarop je selecteert en filtert. Je hebt alles in de hand. En dan ineens blijkt een eerdere versie van enkele requirements nét de behoefte beter te omschrijven. Maar versiebeheer van individuele requirements: daar voorziet Excel niet in. Of je wilt één of meer relaties kunnen leggen. Bijvoorbeeld tussen use case en requirements of tussen requirements onderling. Zolang er niets wijzigt, is dit allemaal te beheersen.
uitdaging en oplossing
Dit zijn zomaar enkele willekeurige voorbeelden waar je als analist of projectleider tegenaan kunt lopen. Het gecontroleerd bijhouden van requirements kan een heuse uitdaging zijn. Een tijdrovende bezigheid vooral.
Ter ondersteuning van het requirementsproces valt de inzet van tooling te overwegen. Nu zijn tools in ruime mate voorhanden. Maar…. eigenlijk ben je op zoek naar een simpele tool, die de basisfunctionaliteit biedt, kosteneffectief kan worden ingezet en eigenlijk alleen gedurende het project gebruikt wordt.
Natuurlijk heb je het meeste effect als je over tooling beschikt, vóórdat je aanbesteding start. Soms is de werkelijkheid iets weerbarstiger. Je zit op een trein die niet alleen rijd, maar ook nog hard. Tussenstops lijken niet mogelijk. De publicatie van de aanbesteding wacht immers niet.
Ook in dergelijke gevallen is een effectieve oplossing voorhanden. Een oplossing die naar wens één of meer fasen van de aanbesteding kan ondersteunen. Een oplossing die je zowel als SAAS als on premise kunt gebruiken. Dankzij de pragmatisch opgezette training, kent de inrichting en het gebruik van de tool een zeer korte doorlooptijd.
Voor organisaties die toe zijn aan verder professionalisering van hun aanbestedingen en/of implementaties en het Excel tijdstip voorbij zijn, is er nu een kosteneffectieve, snel te implementeren en aan te leren oplossing.
Wil je vrijblijvend ontdekken welke mogelijkheden deze oplossing voor jouw project biedt? Neem eens contact op en laat je positief verrassen door eenvoud in combinatie met een supersnelle implementatie.
Pieter Ruben
Pieter is projectleider en ondersteunt organisaties in aankoop- aanbestedings- en implementatietrajecten. Vanuit zijn achtergrond als business analist heeft hij ruime ervaring in de selectie, implementatie en het beheer van requirements management tooling
